English
Русский
Este procedimiento se aplica a todas las notificaciones recibidas mediante el Canal de Denuncias de RUIZ BALLESTEROS.
El Procedimiento de Gestión cumple con todos los requisitos mínimos establecidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que denuncian.
RUIZ BALLESTEROS ha implementado un Canal interno de información denominado “Canal de denuncia” que gestiona denuncias online accesible:
- Internamente a través de BALTER, disponible para empleados.
- Externamente, a través de la página Web corporativa de RUIZ BALLESTEROS a disposición de los demás grupos de interés ruizballesteros.es
Cualquier comunicación o denuncia presentada a través de los canales estipulados en este procedimiento será tratada con absoluta confidencialidad.
En todo momento, esta entidad asegurará y respetará el derecho a la presunción de inocencia y el honor de todas las partes involucradas en una comunicación o denuncia, garantizando que no se vulneren los derechos de los implicados.
Durante la investigación de una comunicación o denuncia, se asegurará el derecho de la persona afectada a ser informada sobre las acciones u omisiones que se le atribuyen. Sin embargo, el ejercicio de este derecho se puede limitar temporalmente para garantizar el correcto desarrollo de la investigación.
Se respetarán las disposiciones sobre protección de datos personales según lo estipulado en el título V de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y la lucha contra la corrupción.
Esta entidad informará de manera clara y accesible a los usuarios del sistema acerca de los canales externos de información disponibles ante las autoridades competentes y, cuando sea pertinente, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
1. Interposición de denuncia
El canal de denuncias permite dos formas de presentación de denuncias:
- Interposición de denuncias mediante la identificación de los sujetos que realizan las comunicaciones.
- Interposición de denuncias anónimas.
2. Acuse de recibo
Una vez interpuesta la denuncia, el denunciante recibirá un acuse de recibo automático en su correo electrónico.
El informante recibirá la confirmación sobre la correcta presentación de la denuncia, junto a una URL, que en el caso de la denuncia anónima deberá guardar para poder acceder a su seguimiento y conocer su estado. Si el denunciante se ha identificado con sus datos personales, recibirá automáticamente un correo con cada cambio en el estado de la denuncia.
¡Importante! Recuerde guardar la URL en un formato que le permita copiarlo y guardarlo.
3. Estados de las denuncias
El gestor designado por RUIZ BALLESTEROS se encargará de gestionar la denuncia accediendo a ellas a través de la sección de Denuncias dentro del Sistema de gestión de denuncias de Ruiz Ballesteros.
El gestor en su área de trabajo de recepción y gestión de denuncias puede distinguir entre las denuncias sin atender, en proceso y aquellas ya revisadas y gestionadas.
En la sección “Gestión de denuncias”, el Gestor del Sistema tiene a su disposición todas las denuncias recibidas para ser gestionadas, pudiendo identificar si se trata de denunciantes identificados con su nombre y apellidos o de denuncias anónimas, así como la fecha de registro, el asunto, el tipo de denuncia y el estado en el que se encuentra con la fecha del último cambio de estado.
Los diferentes estados que pueden tener las denuncias en proceso son:
- Sin atender: Se ha recibido la denuncia, pero aún no ha sido tramitado.
- Evaluando su admisibilidad: El gestor está valorando si el hecho denunciado debe ser investigado o no.
- Admitida a trámite: Se va a proceder a investigar la denuncia.
- Investigando y recopilando: El gestor está trabajando en estudiar el hecho denunciado y recabando datos e información que puedan probarlo.
- Evaluando medida cautelar: El gestor está comprobando si es necesario adoptar alguna medida para que no se destruyan pruebas o para la protección del denunciante.
- En trámite de resolución: El gestor, tras comprobar que el hecho denunciado es ilícito se encuentra valorando cual es la sanción a aplicar y si procede poner el hecho en conocimiento de las autoridades competentes.
- Resuelta
- Rechazada
Una vez recibida la denuncia, el sistema BALTER enviará un acuse de recibo al denunciante de manera automática si ha proporcionado un correo electrónico para su seguimiento se le informará de cada cambio de estado de la denuncia, y en el caso de que el denunciante no facilite un correo electrónico podrá acceder, en todo caso, al estado de la denuncia siempre que guarde la URL única que se genera en el momento que se interpone la denuncia. En caso de no guardar dicha URL no podrá hacerle seguimiento.
4. Admisión/ Inadmisión
Una vez registrada la denuncia, el gestor, deberá analizar y evaluar la información para su admisión o inadmisión a trámite, teniendo en cuenta que:
- Admisión: Solo se considerarán para su trámite aquellas denuncias que presenten de manera clara y evidente hechos que estén dentro del ámbito objetivo del Canal de Denuncias y que hayan sido realizadas por personas que pertenezcan a su ámbito subjetivo.
-
Inadmisión: No se tramitarán aquellas denuncias que:
- no incluyan toda la información necesaria o que no proporcionen suficiente claridad o detalle para determinar si existe una posible irregularidad,
- cuando los hechos denunciados carezcan de verosimilitud,
- no constituyan una infracción o incumplimiento dentro del ámbito objetivo, o
- la denuncia no haya sido presentada por una persona que pertenezca al ámbito subjetivo del Canal de Denuncias.
En caso de inadmisión de la denuncia, el denunciante podrá considerar reformular la denuncia o utilizar otras vías alternativas legales que considere adecuadas, tales como los canales externos de información. Si la denuncia es admitida, se seguirán los procedimientos establecidos para su investigación y resolución, garantizando siempre la confidencialidad y protección del denunciante y de los involucrados.
5. Tramitación del expediente
a. Inicio de la investigación
El Gestor de la denuncia, una vez admitida a trámite, iniciará la investigación y desarrollo correspondiente.
El gestor de la denuncia elaborará una lista de las personas involucradas en la investigación de la denuncia, según la naturaleza de la misma. Todos los individuos que participen en la misma, están obligados a mantener una estricta confidencialidad de la información que reciban, por ello, deberán firmar un compromiso de confidencialidad especifico y reforzado de confidencialidad.
El plazo máximo para responder a las acciones de investigación es de un mes a partir de la recepción de la denuncia, sin que en ningún caso pueda superar los tres meses. En casos de especial complejidad, este plazo puede ampliarse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. A tal efecto, se notificará al denunciante sobre la prórroga con exposición motivada, con siete días hábiles de antelación al vencimiento del plazo inicial.
b. Instrucción
Durante esta fase el gestor se encargará de realizar todas aquellas acciones y consultas que considere necesarias con el objetivo de poder acreditar la exactitud y veracidad de los hechos denunciados.
Para ello, el gestor, podrá durante esta fase:
- Solicitar información adicional al denunciante mediante el foro interno del canal de denuncia que en el caso de las denuncias anónimas, continúa garantizando la confidencialidad del denunciante.
- Mantenimiento de reuniones con las personas que considere apropiado para el esclarecimiento de los hechos. Se levantará acta de cada reunión con el fin de garantizar el seguimiento del proceso.
- Si fuera necesario, podrá solicitar pruebas periciales tanto a profesionales internos o como externos.
El gestor será el responsable de guardar todas las pruebas recopiladas, siempre de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente en materia de protección de datos.
En el caso de ser necesario durante la instrucción podrá adoptar alguna medida cautelar para asegurar las actuaciones y el buen fin de la investigación, con fin de evitar cualquier consecuencia negativa para RUIZ BALLESTEROS y proteger a sus empleados.
c. Comunicación al denunciado
Durante este periodo, el denunciado será informado de la existencia de la denuncia y del proceso de investigación en curso, recibiendo un resumen breve de los hechos denunciados. En ningún caso se le revelará la identidad del denunciante ni se le proporcionará acceso a la propia denuncia.
Si la notificación al denunciado representa un riesgo claro y significativo para la investigación, esta se postergará hasta que dicho riesgo desaparezca. En todo momento, se garantizará que el tratamiento de los datos del denunciado se realice conforme a la legislación vigente.
Una vez que el denunciado haya sido informado de la existencia de la denuncia y del proceso de investigación, y sin perjuicio de la posibilidad de presentar alegaciones por escrito, mantendrá una reunión con el gestor. La reunión se realizará con absoluto respeto a la presunción de inocencia, con el fin de que el denunciado pueda ofrecer su versión de los hechos y aportar todas las pruebas que considere relevantes. Al finalizar la reunión, el gestor se levantará un acta de la reunión.
El denunciado tendrá derecho a la presunción de inocencia, a la defensa, y al acceso al expediente (con las debidas salvaguardias), así como a la preservación de su identidad y a la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
La información contenida en la denuncia, o la que se obtenga durante la investigación, será comunicada de inmediato al Ministerio Fiscal si los hechos pudieran ser constitutivos de delito. Si los hechos afectan los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
d. Emisión de informe
Finalizado el proceso de investigación, el gestor elaborará un informe detallando todas las acciones realizadas. Este informe, que será confidencial, incluirá a título ejemplificativo alguno de los siguientes puntos:
- Una exposición de los hechos denunciados, junto la fecha de su recepción.
- Clasificación de la denuncia
- Las medidas cautelares que se hubieran adoptado.
- Si se ha remitido la información al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea
- Relación de las comunicaciones mantenidas con el denunciante y el denunciado.
- Una descripción de las diligencias de investigación realizadas, así como sus resultados.
- Todas las pruebas practicadas, actas de reuniones y compromisos de confidenciales, es decir, toda la documentación relevante obtenida durante la investigación.
- Las conclusiones de la investigación.
e. Resolución de la investigación y comunicación a denunciante y denunciado
Una vez concluido el estudio e investigación de la denuncia, el gestor del canal de denuncia al cambiar el estado a “Resuelta” el sistema BALTER actualizará la información de la resolución en la URL generada cuando interpuso la denuncia.
Una vez finalizada la investigación, si los hechos no son constitutivos de ilícito, se rechazará y cerrará el expediente.
En cambio, si se considera que los hechos denunciados son potencialmente significativos, será el órgano de dirección de RUIZ BALLESTEROS, el encargado de tomar las medidas que estime oportunas, entre las cuales se incluyen:
- Archivo del expediente: En caso de determinar que no ha habido ningún incumplimiento por parte del denunciado o si no hay suficientes evidencias documentales.
- Aprobación o desestimación de medidas correctivas y/o preventivas: Frente a las debilidades identificadas en las conclusiones de la investigación.
- Aplicación del régimen sancionador: Si se concluye que ha habido un incumplimiento, se impondrán las sanciones y/o medidas disciplinarias correspondientes, de acuerdo con lo establecido en el Convenio Colectivo correspondiente y en el Estatuto de los Trabajadores.
Las medidas a adoptar en caso de incumplimientos o irregularidades variarán según la gravedad del caso e incluirán desde medidas disciplinarias (amonestación hasta el despido disciplinario) hasta la comunicación a las autoridades y la mejora y actualización de los controles del Programa de Cumplimiento Normativo para prevenir situaciones similares.
El gestor a través del software informará tanto al denunciante como al denunciado sobre el archivo de la denuncia o, en su caso, sobre la adopción de medidas correctivas o disciplinarias.
Una vez la denuncia se haya finalizado, será listada en la sección de Denuncias Revisadas y quedará totalmente bloqueada, sin posibilidad de ser modificada por ningún medio.
El gestor llevará un libro-registro de las denuncias recibidas y de las investigaciones realizadas, garantizando siempre la confidencialidad, que estará protegido por las medidas de seguridad adecuadas de acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos.
La información del libro-registro sólo será accesible mediante petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, en el marco de un proceso judicial.
Los datos contenidos en l mismo sólo se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con lo previsto en la normativa. En ningún caso, se conservarán datos del registro por un periodo superior a diez años.
