Este procedimiento se aplica a todas las notificaciones recibidas mediante el Canal de Denuncias de RUIZ BALLESTEROS.
El Procedimiento de Gestión cumple con todos los requisitos mínimos establecidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que denuncian.
RUIZ BALLESTEROS ha implementado un Canal interno de información denominado “Canal de denuncia” que gestiona denuncias online accesible:
Cualquier comunicación o denuncia presentada a través de los canales estipulados en este procedimiento será tratada con absoluta confidencialidad.
En todo momento, esta entidad asegurará y respetará el derecho a la presunción de inocencia y el honor de todas las partes involucradas en una comunicación o denuncia, garantizando que no se vulneren los derechos de los implicados.
Durante la investigación de una comunicación o denuncia, se asegurará el derecho de la persona afectada a ser informada sobre las acciones u omisiones que se le atribuyen. Sin embargo, el ejercicio de este derecho se puede limitar temporalmente para garantizar el correcto desarrollo de la investigación.
Se respetarán las disposiciones sobre protección de datos personales según lo estipulado en el título V de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y la lucha contra la corrupción.
Esta entidad informará de manera clara y accesible a los usuarios del sistema acerca de los canales externos de información disponibles ante las autoridades competentes y, cuando sea pertinente, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
El canal de denuncias permite dos formas de presentación de denuncias:
Una vez interpuesta la denuncia, el denunciante recibirá un acuse de recibo automático en su correo electrónico.
El informante recibirá la confirmación sobre la correcta presentación de la denuncia, junto a una URL, que en el caso de la denuncia anónima deberá guardar para poder acceder a su seguimiento y conocer su estado. Si el denunciante se ha identificado con sus datos personales, recibirá automáticamente un correo con cada cambio en el estado de la denuncia.
¡Importante! Recuerde guardar la URL en un formato que le permita copiarlo y guardarlo.
El gestor designado por RUIZ BALLESTEROS se encargará de gestionar la denuncia accediendo a ellas a través de la sección de Denuncias dentro del Sistema de gestión de denuncias de Ruiz Ballesteros.
El gestor en su área de trabajo de recepción y gestión de denuncias puede distinguir entre las denuncias sin atender, en proceso y aquellas ya revisadas y gestionadas.
En la sección “Gestión de denuncias”, el Gestor del Sistema tiene a su disposición todas las denuncias recibidas para ser gestionadas, pudiendo identificar si se trata de denunciantes identificados con su nombre y apellidos o de denuncias anónimas, así como la fecha de registro, el asunto, el tipo de denuncia y el estado en el que se encuentra con la fecha del último cambio de estado.
Los diferentes estados que pueden tener las denuncias en proceso son:
Una vez recibida la denuncia, el sistema BALTER enviará un acuse de recibo al denunciante de manera automática si ha proporcionado un correo electrónico para su seguimiento se le informará de cada cambio de estado de la denuncia, y en el caso de que el denunciante no facilite un correo electrónico podrá acceder, en todo caso, al estado de la denuncia siempre que guarde la URL única que se genera en el momento que se interpone la denuncia. En caso de no guardar dicha URL no podrá hacerle seguimiento.
Una vez registrada la denuncia, el gestor, deberá analizar y evaluar la información para su admisión o inadmisión a trámite, teniendo en cuenta que:
En caso de inadmisión de la denuncia, el denunciante podrá considerar reformular la denuncia o utilizar otras vías alternativas legales que considere adecuadas, tales como los canales externos de información. Si la denuncia es admitida, se seguirán los procedimientos establecidos para su investigación y resolución, garantizando siempre la confidencialidad y protección del denunciante y de los involucrados.
El Gestor de la denuncia, una vez admitida a trámite, iniciará la investigación y desarrollo correspondiente.
El gestor de la denuncia elaborará una lista de las personas involucradas en la investigación de la denuncia, según la naturaleza de la misma. Todos los individuos que participen en la misma, están obligados a mantener una estricta confidencialidad de la información que reciban, por ello, deberán firmar un compromiso de confidencialidad especifico y reforzado de confidencialidad.
El plazo máximo para responder a las acciones de investigación es de un mes a partir de la recepción de la denuncia, sin que en ningún caso pueda superar los tres meses. En casos de especial complejidad, este plazo puede ampliarse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. A tal efecto, se notificará al denunciante sobre la prórroga con exposición motivada, con siete días hábiles de antelación al vencimiento del plazo inicial.
Durante esta fase el gestor se encargará de realizar todas aquellas acciones y consultas que considere necesarias con el objetivo de poder acreditar la exactitud y veracidad de los hechos denunciados.
Para ello, el gestor, podrá durante esta fase:
El gestor será el responsable de guardar todas las pruebas recopiladas, siempre de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente en materia de protección de datos.
En el caso de ser necesario durante la instrucción podrá adoptar alguna medida cautelar para asegurar las actuaciones y el buen fin de la investigación, con fin de evitar cualquier consecuencia negativa para RUIZ BALLESTEROS y proteger a sus empleados.
Durante este periodo, el denunciado será informado de la existencia de la denuncia y del proceso de investigación en curso, recibiendo un resumen breve de los hechos denunciados. En ningún caso se le revelará la identidad del denunciante ni se le proporcionará acceso a la propia denuncia.
Si la notificación al denunciado representa un riesgo claro y significativo para la investigación, esta se postergará hasta que dicho riesgo desaparezca. En todo momento, se garantizará que el tratamiento de los datos del denunciado se realice conforme a la legislación vigente.
Una vez que el denunciado haya sido informado de la existencia de la denuncia y del proceso de investigación, y sin perjuicio de la posibilidad de presentar alegaciones por escrito, mantendrá una reunión con el gestor. La reunión se realizará con absoluto respeto a la presunción de inocencia, con el fin de que el denunciado pueda ofrecer su versión de los hechos y aportar todas las pruebas que considere relevantes. Al finalizar la reunión, el gestor se levantará un acta de la reunión.
El denunciado tendrá derecho a la presunción de inocencia, a la defensa, y al acceso al expediente (con las debidas salvaguardias), así como a la preservación de su identidad y a la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
La información contenida en la denuncia, o la que se obtenga durante la investigación, será comunicada de inmediato al Ministerio Fiscal si los hechos pudieran ser constitutivos de delito. Si los hechos afectan los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Finalizado el proceso de investigación, el gestor elaborará un informe detallando todas las acciones realizadas. Este informe, que será confidencial, incluirá a título ejemplificativo alguno de los siguientes puntos:
Una vez concluido el estudio e investigación de la denuncia, el gestor del canal de denuncia al cambiar el estado a “Resuelta” el sistema BALTER actualizará la información de la resolución en la URL generada cuando interpuso la denuncia.
Una vez finalizada la investigación, si los hechos no son constitutivos de ilícito, se rechazará y cerrará el expediente.
En cambio, si se considera que los hechos denunciados son potencialmente significativos, será el órgano de dirección de RUIZ BALLESTEROS, el encargado de tomar las medidas que estime oportunas, entre las cuales se incluyen:
Las medidas a adoptar en caso de incumplimientos o irregularidades variarán según la gravedad del caso e incluirán desde medidas disciplinarias (amonestación hasta el despido disciplinario) hasta la comunicación a las autoridades y la mejora y actualización de los controles del Programa de Cumplimiento Normativo para prevenir situaciones similares.
El gestor a través del software informará tanto al denunciante como al denunciado sobre el archivo de la denuncia o, en su caso, sobre la adopción de medidas correctivas o disciplinarias.
Una vez la denuncia se haya finalizado, será listada en la sección de Denuncias Revisadas y quedará totalmente bloqueada, sin posibilidad de ser modificada por ningún medio.
El gestor llevará un libro-registro de las denuncias recibidas y de las investigaciones realizadas, garantizando siempre la confidencialidad, que estará protegido por las medidas de seguridad adecuadas de acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos.
La información del libro-registro sólo será accesible mediante petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, en el marco de un proceso judicial.
Los datos contenidos en l mismo sólo se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con lo previsto en la normativa. En ningún caso, se conservarán datos del registro por un periodo superior a diez años.